Negocios y Finanzas

¿Muchos Puntos de Venta? Así Puedes Controlar el Flujo de Caja de tu Refaccionaria.

4 semanas Marina 2344

Si tu refaccionaria tiene varios puntos de venta, necesitas mantener un control del flujo de caja; para definir si es rentable, cuidar que las ventas coincidan con lo registrado y tener conocimiento de la actividad de cada sucursal.

¿Muchos Puntos de Venta? Así Puedes Controlar el Flujo de Caja de tu Refaccionaria.

En este artículo veremos cuáles son los problemas más comunes en el manejo de varios puntos de venta y cómo un ERP como CubitNet te puede ayudar en el control del flujo de caja.

¿Qué es el Flujo de Caja?

Se define como Flujo de Caja a la entrada o salida de dinero de un establecimiento y su registro, para analizar la cantidad de ingresos y egresos. Esto puede ayudar a definir si el negocio es rentable y a comprobar que las cuentas coincidan con las actividades comerciales de la empresa.

Es importante conocer el estado del flujo de caja, para definir si es saludable y si cuadra con las ventas realizadas. También es importante conocer la disponibilidad de recursos para abastecer el inventario o cubrir gastos operativos.

Problemas comunes si manejas varios puntos de venta en tu refaccionaria.

Si se manejan varios puntos de venta, pero no se mantiene un control, pueden llegar a presentarse varios problemas. Es importante la precisión en el manejo y reporte del flujo de caja para tomar mejores decisiones.

A continuación te contaremos algunos de los problemas más comunes:

Poca visibilidad de las cuentas

Sin un control digital, no podrás ver en tiempo real el flujo de caja de las sucursales de tu refaccionaria. Esto es esencial para detectar y prevenir errores a tiempo.

Este problema puede ocasionar que se tomen decisiones incorrectas, por no tener los datos completos. Por ejemplo, hacer un pedido para abastecer el inventario, cuando no haya ingresos suficientes para cubrirlo.

Errores Humanos y Fugas de Efectivo

Algunos ejemplos son el mal control de inventario, omisiones en los registros o errores matemáticos. También son comunes las fugas de efectivo, como el robo hormiga, el mal uso del fondo de caja y reportes imprecisos.

Con fugas de efectivo, me refiero a pequeños gastos no registrados, gastos sin comprobantes, montos imprecisos registrados, entre otros.

Mientras que los errores humanos pueden comprender el doble registro de algún movimiento de efectivo, olvidos, errores en el monto, olvidar el cierre de caja, entre otros.

Para esto es importante tener registrado cada movimiento de caja y capacitar al personal.

Importancia de mantener un control centralizado

Mantener un control centralizado es muy práctico e importante, sobre todo manejando varios puntos de venta. Te facilitará ver el flujo de caja de todas tus sucursales, así como el inventario y las ventas realizadas.

Un control centralizado, te ayuda en la toma de decisiones y el monitoreo en tiempo real de todas las cajas de tu refaccionaria.

Una forma de lograrlo, es implementar un ERP, del que hablaremos más adelante.

Ya hemos hablado de los problemas más comunes y ahora veremos las soluciones. Estos son los mejores consejos para mantener un control del flujo de caja en tu refaccionaria.

Utilizar un ERP para refaccionarias

Un ERP (Enterprise Resource Planning) sincronizado con cada una de tus sucursales, te ayudará a monitorear en tiempo real el flujo de caja. Además podrás visualizar el inventario y las ventas realizadas.

Puedes dar de alta cada sucursal, los usuarios que en ellas trabajan y asignar los permisos necesarios, así como monitorear las actividades que realizan.

CubitNet es un ERP para refaccionarias, que te ayudará a mejorar la gestión de tu tienda y a monitorear el flujo de caja.

Definir los procesos de caja y KPI’s

Definir las reglas para manejar el registro de caja es fundamental, para que todas las sucursales tengan el mismo método.

Por ejemplo, definir la cantidad de efectivo con que abrirá la caja a inicio del día, asignar al responsable de la caja y registrar cada venta en un ERP. Establecer el horario para el corte de caja y crear un reporte.

Un KPI (Key Performance Indicator) en español, Indicador Clave de Desempeño, se puede utilizar para medir el flujo de caja. Por ejemplo, comparar los ingresos y egresos para definir si se obtuvo una ganancia en ese periodo de tiempo.

Puedes establecer las cantidades necesarias para tener liquidez operativa y cubrir los gastos operativos, como abastecer inventario, proveedores, nómina, entre otros.

Fomentar los métodos de pago digitales

Implementar métodos de pago digitales como transferencias o pago con tarjeta, reducirá la cantidad de efectivo que se maneja y cada ingreso quedará registrado automáticamente. Es una opción segura para evitar fugas de dinero y robo hormiga.

Beneficios de llevar un control del flujo de caja

Llevar el control del flujo de caja, no sólo ayuda a hacer más eficiente el proceso. También mantiene la transparencia en el manejo de efectivo, reduce la probabilidad de errores y mejora la detección de los mismos. Además, podrás comparar el desempeño de cada sucursal y tomar decisiones operativas respecto a estas.

Preguntas Frecuentes

¿Cuáles son los tipos de flujo de caja?

Son 3: El flujo operativo, flujo de inversión y flujo de financiamiento.

El Flujo Operativo es el generado por las actividades principales de tu refaccionaria. Como las ventas, sueldos y proveedores.

El Flujo de Inversión se trata de los ingresos y egresos por activos, como mobiliario, equipos e inversiones.

El Flujo de Financiamiento, se refiere a las entradas y salidas por acciones, préstamos, entre otros relacionados con la financiación de tu empresa.

¿Cuál es la diferencia entre rentabilidad y liquidez?

La rentabilidad de un negocio se refiere a la ganancia después de la inversión. Si un negocio normalmente tiene más egresos que ingresos, no es rentable, porque no está generando una ganancia.

La liquidez es la disponibilidad de dinero para cubrir gastos.

Entonces, la rentabilidad se refiere a la ganancia; mientras que la liquidez, se refiere a la disponibilidad.

¿Cómo se relaciona el flujo de caja con la planificación de inventario?

El monitoreo del flujo de caja nos permite verificar la salud financiera de la Refaccionaria y tomar decisiones operativas.

Así podrás planificar el abastecimiento de inventario para no comprar productos de más con un flujo limitado o al contrario, para aprovechar descuentos por mayoreo en caso de un flujo saludable.

Recuerda que un inventario excesivo, significa que hay dinero detenido; es decir, una inversión que aún no ha regresado a la empresa. Es importante planificar de acuerdo a los resultados del flujo de caja.

Si te interesa aprender más sobre el abastecimiento de inventario en tu refaccionaria, te puede interesar el artículo: ¿Tu Refaccionaria maneja varias sucursales? Mejores prácticas para el abastecimiento de inventario.el enlace

Monitorea el Flujo de Caja con CubitNet, el ERP para Refaccionarias

Un ERP (Enterprise Resource Planning) centraliza toda la información de tu empresa, haciendo visible en tiempo real el estado del flujo de caja de cada refaccionaria. Te permite monitorear tu inventario y analizar su rotación para planificar de manera eficiente; así como automatizar procesos para reducir errores humanos.

Con CubitNet, puedes dar de alta cada sucursal o punto de venta y asignar roles de usuario a tus trabajadores, así como sus respectivos permisos. Podrás registrar cada venta y monitorear en tiempo real el flujo de caja, las ventas realizadas y el inventario en cada sucursal.

Guardando cambios

Subiendo contenido

PaladiNet